POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE DISTRIBUIDORA MIMAC S.A.S.

EN CALIDAD DE RESPONSABLE

Vigencia de la versión: 01-2021

DISTRIBUIDORA MIMAC S.A.S., sociedad con NIT 900617186 – 5, en adelante “DISTRIBUIDORA MIMAC”, es responsable de los datos personales e información que le suministran sus empleados, aspirantes a ser empleados, exempleados, contratistas y ex contratistas, así como de sus clientes actuales, antiguos y potenciales, proveedores y ex proveedores, accionistas.

En la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en calidad de Responsable se establecen las finalidades, tratamiento y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política. La celebración de contratos de trabajo y de prestación de servicios con DISTRIBUIDORA MIMAC, la postulación para suscribir estos contratos y/o la aceptación expresa o tácita de las presentes políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

1. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS.

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es DISTRIBUIDORA MIMAC  S.A.S., sociedad con NIT 900395062-6, su domicilio y dirección en la Carrera 78 128 a 09, en la ciudad de Bogotá D.C., D, Colombia; teléfono: 3134214459; Correo electrónico de notificación judicial: [email protected]

2. ASPECTOS GENERALES DE LAS NORMAS SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

2.1.      Legislación Vigente: La legislación Nacional vigente en materia de Protección de Datos Personales es la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y las normas que las reglamenten, reemplacen o modifiquen.

2.2.      DEFINICIONES: Para el mejor entendimiento y cumplimiento de la presente Política se deben tener en cuenta las siguientes definiciones de carácter legal:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Son los que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.3.      Principios que rigen el tratamiento de datos personales: Todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que se encuentran en la base de datos de DISTRIBUIDORA MIMAC deben cumplir con los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, los cuales se resumen a continuación:

• Principio de finalidad: El Tratamiento hecho a los datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los datos personales registrados en la base de datos deben ser los estrictamente necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

• Temporalidad: El período de conservación de los datos personales en nuestra base de datos debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.

• Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de los datos. Por ello, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.

• Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia:En el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener de DISTRIBUIDORA MIMAC  en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida:Los datos personales, salvo la información pública, sólo puede estar en Internet cuando el acceso sea técnicamente controlable para otorgar un conocimiento restringido únicamente a los Titulares de los datos personales o a terceros autorizados.

• Principio de seguridad: El responsable y encargado del tratamiento de los datos personales deberán cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

2.4.      Sanciones por el incumplimiento de la Legislación Vigente: El incumplimiento de esta política y de las obligaciones que con ella se dan a conocer puede llegar a generar sanciones para DISTRIBUIDORA MIMAC que van desde multas hasta por dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales vigentes, hasta el cierre inmediato y definitivo de la empresa.

3. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS.

3.1.      En relación con la base de datos de candidatos a empleados, empleados, contratistas, exempleados y ex contratistas de DISTRIBUIDORA MIMAC:

1) Cumplir el objeto de la relación laboral, civil o comercial que se hubiere adquirido con los Titulares.

2) Conservar y administrar la información de la relación laboral o comercial con los Titulares.

3) Publicar y difundir en la página web de DISTRIBUIDORA MIMAC o en cualquier otro medio de difusión, los perfiles académicos profesionales de los Titulares.

4) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos del personal de DISTRIBUIDORA MIMAC.

5) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de DISTRIBUIDORA MIMAC.

6) Mantener la seguridad de las instalaciones de DISTRIBUIDORA MIMAC y de quienes allí laboran.

7) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación laboral o comercial.

8) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de DISTRIBUIDORA MIMAC.

9) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.

10) Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados o contratistas de DISTRIBUIDORA MIMAC y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de los mismos.

11) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de DISTRIBUIDORA MIMAC.

12) Proteger la salud de los empleados y contratistas de DISTRIBUIDORA MIMAC.

13) Cumplir el objeto social de DISTRIBUIDORA MIMAC.

14) Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, SAGRAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.

15) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras.

16) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que DISTRIBUIDORA MIMAC ceda su posición contractual.

17) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.

18)  Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.

20) Para la evaluación y desarrollo de procesos de selección y su histórico.

21) Para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de DISTRIBUIDORA MIMAC, tales  como: manejo  administrativo de  la  relación laboral, pagos  de  nómina, afiliaciones, pagos  y  reportes  al  sistema  de  seguridad  social integral; pago de parafiscales, entre otras.

22) Para dar atención de consultas,  peticiones,  solicitudes,  acciones  y  reclamos,  hechas  por  el titular  de  la  información  o  por  sus  representantes o derecho habientes,  o  por  entidades  del  sistema  general  de seguridad social integral a los que el titular esté o hubiere estado vinculado.

23) Para participar en procesos de contratación pública o privada, y atender las condiciones o exigencias de dichos concursos, licitaciones, manifestaciones  de  interés  públicas  o  privadas,  precalificaciones  públicas  o privadas,  presentación  de  propuestas,  y  en  general,  a  la  inscripción  o  participación  en cualquier proceso de selección de contratación público o privado.

24) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.

25) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.

26) Proteger la salud de los empleados de DISTRIBUIDORA MIMAC y de quienes concurran a sus instalaciones.

3.2.      En relación con las bases de datos de clientes actuales, antiguos, futuros y aliados comerciales:

1) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.

2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.

3) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de DISTRIBUIDORA MIMAC.  

4) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.

5) La difusión de los casos o asuntos atendidos por DISTRIBUIDORA MIMAC que hayan sido exitosos y representativos.

6) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.

7) El cumplimiento del objeto social de DISTRIBUIDORA MIMAC y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares.

8) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a DISTRIBUIDORA MIMAC , aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales o internacionales que DISTRIBUIDORA MIMAC  encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables.

9) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de DISTRIBUIDORA MIMAC  puedan ser de interés del Titular.

10) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que DISTRIBUIDORA MIMAC  participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.

11) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que DISTRIBUIDORA MIMAC, tenga el interés de vender o comercializar en cualquier forma los datos como un activo o bien de naturaleza comercial.

12) Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a DISTRIBUIDORA MIMAC , para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales y correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.

13)  Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial y/o comportamiento como consumidor.

14) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.

15) Para realizar reportes ante las bases de datos de operadores de información crediticios y de naturaleza comercial.

16) Para gestionar el pago de sumas remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal.

17) Para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad.

18) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a entidades gubernamentales nacionales y/o internacionales para los proyectos que gestionen tales entidades.

19) Para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad DISTRIBUIDORA MIMAC y/o de Terceros aliados comerciales.

20) Proteger la salud de los empleados de DISTRIBUIDORA MIMAC y de quienes concurran a sus instalaciones.

21)  Para implementar dispositivos y aplicativos de inteligencia artificial y/o cookies enfocadas a realizar estudios de perfilación de comportamiento de consumo y/o a recolectar datos de distinto tipo con el fin de efectuar mercadeo y facilitar las operaciones comerciales de DISTRIBUIDORA MIMAC.

3.3.      En relación con la base de datos de futuros, eventuales, actuales y antiguos accionistas:

1) El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con DISTRIBUIDORA MIMAC.

2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades públicas.

3) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.

4) La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.

5) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.

6) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a DISTRIBUIDORA MIMAC , aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales e internacionales que DISTRIBUIDORA MIMAC  encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables.

7) Con el fin de preservar la seguridad de DISTRIBUIDORA MIMAC , analizar y verificar la información de los accionistas de DISTRIBUIDORA MIMAC .

8) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que DISTRIBUIDORA MIMAC  participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.

10)  Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.

11) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.

12) Para el ejercicio de desarrollo de los derechos del accionista y de la operación de la asamblea general de accionistas.

13) Proteger la salud de los empleados de DISTRIBUIDORA MIMAC  y de quienes concurran a sus instalaciones.

3.4.      En relación con la base de datos proveedores de DISTRIBUIDORA MIMAC .:

1) Cumplir el objeto de la relación civil o comercial que se hubiere adquirido con los Titulares.

2) Conservar y administrar la información de la relación comercial con los Titulares.

3) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos de los proveedores de DISTRIBUIDORA MIMAC .

4) Mantener la seguridad de las instalaciones de DISTRIBUIDORA MIMAC  y de quienes allí laboran.

5) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación comercial.

6) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de DISTRIBUIDORA MIMAC .

7) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.

8) Verificar conflictos de intereses en empleados, accionistas o contratistas de DISTRIBUIDORA MIMAC  y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de los mismos.

9) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a proveedores de DISTRIBUIDORA MIMAC .

10) Proteger la salud de los empleados de DISTRIBUIDORA MIMAC  y de quienes concurran a sus instalaciones.

11) Cumplir el objeto social de DISTRIBUIDORA MIMAC .

12) Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, SAGRAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.

13) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras.

14) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que DISTRIBUIDORA MIMAC  ceda su posición contractual.

15) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.

16)  Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.

17) Para la evaluación y desarrollo de procesos de selección de proveedores y su histórico.

18) Para gestionar y revisar el pago de sumas por labores remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal.

19) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades públicas.

20) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.

21) La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.

4. DATOS QUE SE RECOPILAN Y FORMA DE OBTENCIÓN.

DISTRIBUIDORA MIMAC  podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros-, los siguientes:

4.1. En relación con las bases de datos de empleados, contratistas, exempleados y ex contratistas: Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, referencias, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

4.2. En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, domicilio, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses y emociones.

4.3. En relación con las bases de datos futuros, eventuales, actuales y antiguos accionistas:  :Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses.

PARÁGRAFO 1. Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral o civil o comercial entre los Titulares y DISTRIBUIDORA MIMAC .

PARÁGRAFO 2. DISTRIBUIDORA MIMAC solo recopilará y tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

4.5. Formas de recolección de datos: DISTRIBUIDORA MIMAC recolectará datos por medio de su página web, aplicativos, correos electrónicos, formularios físicos o digitales, encuestas por medios digitales o físicos, entre otros medios, a los que tengan acceso los titulares a través de los medios de comunicación, portales web o aplicativos de software de DISTRIBUIDORA MIMAC  y cualquier otro medio que considere idóneo.